BAB IV STRATEGIK, KEBIJAKSANAAN DAN TAKTIK USAHA KOPERASI

4.1 PRASYARAT

Harry S. Freedman (1999) mengemukakan bahwa manajemen-manajemen usaha kecil itu biasanya “terlalu bnyak yang harus dikerjakan tetapi terlalu sedikit waktu yang tersedia”. Ini dikarenakan persoalan yang begitu pelik atau mungkin yang mengerjakan tidak mempunyai kemampuan untuk itu, baik diukur dari kegiatan-kegiatannya (actions) maupun dari batasan waktu yang sebenarnya. Diakui bahwa ada batasan dana, waktu, dan personalia dalam badan-badan usaha yang relatif kecil termasuk koperasi. Semua ini merupakan bahwa koperasi belum menjalankan prinsip-prinsip / dasar-dasar manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol atau Koontz O. Donnel oleh karena itu tentu saja susah hidupnya.

Lingkungan koperasi berubah-ubah, manajemen koperasi (pengurus) harus selalu menyadari perubahan-perubahan ini. Hal ini dipengaruhi oleh pendidikan, latihan, serta pengalaman. Perubahan ini mungkin tidak dapat dikuasai oleh pengurus koperasi, oleh karena itu koperasi harus mengubah pendekatan “manajerial”nya terhadap perubahan yang cepat ini. Jika menggunakan konsultan atau bimbingan direktorat mungkin tidak ada dana dan waktu, maka pendekatan harus dilakukan sendiri oleh koperasi. Yang harus dilakukan ialah berusaha meneliti pola-pola (perubahan) data. Ada yang menyimpang dari pola ini saja yang perlu diperhatikan, sehingga tindak lanjutnya dapat dibatasi gerakannya. Dengan demikian strategi, kebijaksanaan dan taktik dapat diarahkan.

                Proses usaha dalam koperasi adalah sama dengan badan usaha lain yaitu meliputi proses pemasaran, produksi, keuangan, personalia, akuntansi dan administrasi, apapun itu jenis koperasinya.
Adapun fungsi-fungsi manajemen ialah:

a.       merencanakan

b.      mengorganisasikan

c.       mengarahkan

d.      mengkoordinasikan

e.      mengawasi

4.2  PERENCANAAN

                Dalam perencanaan proses usaha ini perlu ditentukan tujuan proses sedemikian rupa hingga serasi dengan tujuan koperasi pada umumnya. Jika tidak ada keserasian masing-masing bagian nanti akan mencapai tujuannya sendiri-sendiri. Setelah ditentukan tujuan maka perlu digariskan strategi kebijaksanaan dan taktik pencapaian tujuan tersebut.

4.3  PENGORGANISASIAN

Dalam rangka pengorganisasian proese uasaha ini perlu digariskan secara jelas:

a)      fungsi dan pembagian fungsi ke dalam:

1.       fungsi vertikal

2.       fungsi horisontal

b)      Hubungan fungsi, yaitu tentang:

1.       Tanggung jawab jabatan

2.       Kekuasaan jabatan

3.       Pelaporan

c)       Struktur organisasi usaha yang dipilih:

1.       Garis

2.       Garis dan staf

3.       Fungsional

4.4 PENGARAHAN

                Pengarahan meliputi usaha-usaha memberikan perintah-perintah yang dikomunikasikan sedemikian rupa agar yang diminta untuk melaksanakan tindakan itu setelah dimotivasi tidak merasa dirinya diperintah bahkan dengan sukarela menjalankan kegiatan- kegiatan yang kreatif inovatif. Pada dasarnya diciptakan agar tercipta suasan “followership” di kalangan angota sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan lebih mudah.

4.5 KOORDINASI

                Koordinasi merupakan usaha meniadakan kompleksa hubungan antar bagian atau individu di dalam suatu organisasi. Kalau organisasi koperasi relatif kecil maka koordinasi dapat dilakukan pembinaan secara face-to-face, tetapi apabila relatif lebih besar maka perlu dibentuk panitia-panitia yang menciptakan program-program tertentu beserta followup nya sekali.

                Pada hakikatnya koordinasi didasari oleh komunikasi timbal balik dan ingin diperoleh kepemimpinan (leadership) yang stabil sehingga timbul keamanan serta ketenangan bekerja mencapai tujuan-tujuan. Koordinasi ditujuka mendatar antara proses-prose uasah vertikal menelusuri hirarki pelaksanaan satu- satu proses usaha.

4.6 PENGAWASAN

                Dalam proses mempelajari pedoman-pedoman dalam kegiatan manajemen memang memakan waktu dan hendaknya diusahakan secepatnya agar organisasi yang dikelola dapat berhasil. Jadi awalnya dibatasi soal-soal  apa dalam proses usaha tersebut yang perlu ditanggulangi terlebih dahulu, dirumuskan strategi kemudian dibuat kebijaksanaan dan taktik untuk menghadapi liku-liku dunia usaha.

Berikut adalah proses usaha beserta aspek-aspeknya:

·         Proses pemasaran dengan aspek-aspek:

a)      Dasar

1.       Pengumpulan

2.       Penyiapan untuk konsumen

3.       Distribusi

b)      Pelayanan

1.       Fisik

-          Pengangkutan

-          Penyimpanan

-          Grading dan standarisasi

-          Packaging

2.       Transfer milik

-          Mempertemukan penjual dengan pembeli

-          Pembelanjaan

-          Pertanggungan resiko

·         Proses produksi dengan aspek-aspek:

a)      Design

1.       Perencanaan produksi

2.       Layout pabrik

3.       Pengendalian bahan

4.       Penelitian dan pengembangan produk

5.       Lingkungan kerja dan standar

b)      Proses

1.       Pengendalian bahan

2.       Pengaturan persediaan bahan

3.       Pemeliharaan dan penggantian mesin

c)       Pengawasan

1.       Persediaan

2.       Produksi

3.       Kualitas

4.       Ongkos produksi

·         Proses pembelanjaan dengan aspek-aspek:

a)      Pembelanjaan pasif-sumber modal

1.       Modal asing / pinjaman (jangka panjang dan jangka pendek)

2.       Modal sendiri (simpanan pokok dan lain-lain)

b)      Pembelanjaan aktif

1.       Manajemen aktiva lancar

2.       Manajemen aktiva tetap

c)       Perencanaan pembelanjaan dan pengurusannya (budget-budget)

d)      Analisa rasio laporan finansial

·         Proses akuntansi dan administrasi dengan aspek-aspek:

a)      Akuntansi finansial

b)      Audit dan internal control

c)       Sistem akuntansi

d)      Manajemen akuntansi

Yang terpenting dalam pengelolaan organisasi koperasi ini ialah bahwa pengurus koperasi harus dapat meningkatkan produktivitas kerja. Sedangkan Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja ialah:

1.       Kinerja/performansi para anggota

2.       Perkembangan bahan dan teknologi

3.       Adanya dukungan dari pemerintah

Sedang kinerja anggota tergantung pada:

1.       Motivasi => motivasi bergantung pada lingkungan fisik, ego, dan sosial.

2.       Kemampuan => kemampuan bergantung pada pendidikan, perjalanan, latihan, bakat, minat, niat, dan kepribadian para anggota.

Koperasi harus menghayati bagaimana sifat-sifat struktur pasar yang dihadapinya, sifat-sifat mana berhunungan dengan banyaknya penjual, jenis produk, harga-harga, mudah/tidaknya usaha dimasuki badan usaha lain, serta usaha-usaha pemasaran . adapun struktur pasar dapat dibagi dalam struktur :

1.       Persaingan sempurna

2.       Persaingan monopolistis

3.       Oligopoli dan monopoli

(Terutama untuk koperasi-koperasi konsumsi, produksi, dan kredit)

Jadi yang terpenting disini adalah:

1.       Mengenali struktur pasar

2.       Menghayati tanggapan anggota terhadap struktur yang demikian itu

3.       Mengenali kebutuhan anggota

4.       Menyediakan/memenuhi keinginan anggota

Harga sangat mempengaruhi tindakan-tindakan anggota koperasi, keputusan untuk membeli dipengaruhi oleh penghasilan dan sikap. Yang pertama menentukan kemampuan untuk membeli, yang kedua menetukan kemauan (rasional) untuk membeli. Dilain pihak penentuan harga tergantung pada struktur ongkos koperasi.

Dengan demikian dalam segi harga pengurus harus dapat:

1.       Mengenal kemampuan dan kemauan membeli para anggotanya

2.       Memonitor perkembangan harga pasar

3.       Melakukan tindakan-tindakan cost saving tanpa merugikan usaha, agar kemampuan bersaing bertambah.

Dilain pihak pengurus koperasi perlu mengariskan atau memperhatikan kode etika yang peru dijalankan, yaitu misalnya koperasi:

1.       Tidak boleh mendiskriminasi harga

2.       Tidak boleh menjalankan persaingan yang tidak jujur

3.       Menipu langganan dan lain-lain

Nilai-nilai kebudayaan Indonesia sudah berubah dari sifat-sifat feodalistis aristokratis menjadi demokratis. Oleh karena itu kemungkinan rangkap jabatan pengurus koperasi tidak efektif lagi karena “focus of attention” menjadi terpecah sehingga pengelolaan koperasi tidak dapat dilaksanakan secara bersungguh-sungguh.