BAB III MANAJEMEN KOPERASI

3.1 PENTINGNYA MANAJEMEN DALAM KOPERASI

Manajemen merupakan salah satu bagian penting dari organisasi  koperasi, berhasil atau tidaknya suatu koperasi sangat tergantung pada mutu dan kerja dalam bidang manajemennya.

Istilah manajemen berasal dari bahasa italia: managio yang artinya pengurusan, kemudian bahasa Inggris manjadi management. Diterjemahkan dalam bahasa Indonesia dengan tata laksana, pengelolaan atau pengurusan.

Secara umum telah dirumuskan bahwa definisi manajemen adalah: segenap perbuatan menggerakkan kelompok orang dan mengerahkan segala fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam proses penyelenggaraan usaha kerjasama, manajer itu melakukan pekerjaan dari dua segi:

1.       Menggerakkan orang-orang

                 Yaitu mendorong, memimpin, menjuruskan, dan menertibkan orang-orang agar melakukan perbuatan-perbuatan menuju kearah tercapainya tujuan yang telah ditentukan dalam usaha kerjasama itu.

2.       Mengerahkan fasilitas

                 Yaitu menghimpun, mengatur, memelihara, dan mengendalikan alat, benda, uang, waktu, dan metode kerja serta peralatan apapun lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam usaha kerjasama itu.

Langkah-langkah yang diambil dalam memecahkan suatu persoalan:

a.       Membuat persoalan yang dihadapi menjadi jelas dan terang

b.      Mencari alternatif-alternatif untuk memecahkannya

c.       Mencari salah satu cara atau alternatif yang paling sesuai dengan tujuan koperasi

d.      Menilai hasil cara tersebut

3.2 FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI

Fungsi manajemen merupakan hal yang tidak dapat ditinggalkan dalam memimpin koperasi. Hal ini mengingat pada koperasi ada tugas pokok yang berbeda dengan badan usaha lain, yaitu:

1)      Memelihara atau mempertinggi moral atau jiwa koperasi pada anggota

2)      Mencapai keberhasilan usaha, dalam melaksanakn usaha ini koperasi membagi persoalan dalam dua hal:

a.       Persoalan organisasi eksternal: semua persoalan yang berhubungan dengan pihak luar. Misalnya: usaha meningkatkan penjualan, mempersiapkan barang-barang yang berhubungan dengan distribusi barang fisik

b.      Persoalan organisasi internal: yaitu persoalan yang berhubungan dengan keadaan koperasi itu sendiri.

Misalnya: soal pembelanjaan, akuntansi, personal, dan lain-lain.

Secara umum fungsi manajemen koperasi dibedakan dalam lima fungsi berikut:

a.       Perencanaan

ð  Yaitu: suatu proses perumusan program beserta anggarannya yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sebagai tundak lanjut dari pelaksanaan strategi yang hendak dilaksanakan.

·         Ada 4 langkah penting dalm perencanaan:

1)      Menentukan tujuan / sasaran

2)      Mencari alternatif-alternatif

3)      Menyeleksi alternatif-alternatif

4)      Perumusan perencanaan

Rencana yang baik akan merumuskan tujuan dan sasaran apa yang ingin dicapai. Penentuan tujuan atau sasaran adalah penting bagi setiap organisasi karena:

1)      Tujuan atau sasaran bersifat memberikan arah

2)      Tujuan atau sasaran memfokuskan usaha kita

3)      Tujuan atau sasaran menjadi pedoman bagi penyusunan rencana strategis maupun rencana operasional organisasi serta pemilihan alternatif-alternatif keputusannya

4)      Tujuan atau sasaran membantu kita mengevaluasi kemajuan yang kita capai

Perencanaan dengan strategi erat kaitannya, pengertian strategi sendiri adalah: Cara-cara yang hendak ditempuh oleh suatu organisasi dalam melaksanakan misi dan mencapai tujuannya.

Karena strategi merupakan titik tolak bagi sebuah koperasi dalam melakukan perencanaan, maka selain harus mengacu pada tujuan dan misi koperasi itu, penentuan strategi harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

1.       Kekuatan-kekuatan internal koperasi

2.       Kelemahan internal yang dimiki

3.       Kesempatan atau peluang bisnis yang tersedia untuk dimanfaatkan untuk mencapai tujuan koperasi

4.       Hambatan atau kendala bisnis yang diperkirakan akan mengganggu pencapaian tujuan koperasi

·         Perencanaan penting dalm koperasi, karena:

-          Ada hal-hal yang tidak pasti dan perubahan-perubahan keadaan ekonomi yang terus menerus.

-          Karena ada hal yang tidak pasti, berarti ada kekurangansempurnaan pengetahuan kita mengenai keadaan yang akan datang.

-          Apabila ada penyimpangan dari jalan yang telah ditentukan dalm rencana, pengurus akan segera ,mengetahuinya.

b.      Pengorganisasian

-          Pengertian: pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi diantara para pelaku yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana-rencana koperasi itu.

-          Tujuan: mengelompokkan kegiatan, sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang dimiki koperasi agar pelaksanaan dari suatu rencana dapat dicapai secara efektif dan ekonomis.

·         Jenis struktur organisasi:

a.       Struktur fungsional: membagi wewenang pengelolaan koperasi berdasarkan fungsi-fungsinya.

b.      Struktur unit: berdasarkan unit-unit usahanya.

c.       Struktur matrik: gabungan antara struktur fungsional dengan struktur unit usaha.

Dalam memilih struktur organisasi perlu mempertimbangkan:

a.       Efektivitas struktur organisasi tersebut dilihat dari segi pencapaian tujuan koperasi.

b.      Efisiensi struktur organisasi itu dilihat dari segi biaya penyelenggaraannya.

c.       Pengarahan (Directing)

ð  Adalah: pengarahan agar para karyawan lebih lebih mengkonsentrasikan diri dalam bertugas.

Mereka diarahkan pada tujuan koperasi yang telah ditetapkan, bukan berarti karyawan bergerak sendiri dalam menuju arah itu tetapi mereka harus mengerjakan pekerjaan yang telah diserahkan padanya dengan sebaik-baiknya.

d.      Kepemimpinan

Definisi:
-          Menurut Ralp M. Stogdill: ð  Suatu proses mempengaruhi aktivitas kelompok yang ditujukan pada pencapaian tertentu.
-          Menurut James A.F. Stoner ð  Suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya.

·         3 gaya kepemimpinan:

1.       Otoriter (authoritarian)

2.       Demokratis (democratic)

3.       Kebebasan (laissez faire)

Gaya demokratis yang paling tepat bagi kepemimpinan dalam koperasi, sifat dari kepemimpinan yang demokratis dilihat pada:

1.       Rapat anggota, dimana para anggota diajak serta membicarakan dan memutuskan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi.

2.       Didiskusikannya aktifitas yang akan dilakukan dalam kelompok atau dengan bawahan.

3.       Sifat demokrasi kooperatif dari koperasi yaitu dimana pengelolaan dan pengendalian koperasi dan usahanya supaya berada ditangan anggota.

Teknik kepemimpinan yang dapat digunakan sebagai dasar dari seluruh macam kepemimpinan adalah sebagai berikut:

a.       Teknik menyiapkan orang-orang supaya menjadi pengikut .

b.      Teknik memperlakukan orang-orang sebagai manusia, bukan sebagai alat belaka.

c.       Teknik menjadi teladan bagi pengikut-pengikutnya

e.      Pengendalian

-          Menurut Robert J. Mockler

ð  Suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran-sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu ditetapkan, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan yang digunakan sedapat mungkin dengan cara yang paling efektif dan efisien guna tercapainya suatu perusahaan.

·         Tujuan utama pengendalian:

ð  Memastikan bahwa hasil kegiatan sesuai dengan apa yang telah  direncanakan

Pengendalian tidak bersifat restriktif, tetapi korektif. Artinya bahwa bilamana terjadi penyimpangan-penyimpangan supaya diketahui sedini mungkin. Jadi bukan merupakan fungsi yang negatif dari manajemen.

·         Dengan pengendalian tersebut diharapkan:

a.       Dapat diketahui atau dipastikan kemajuan yang diperolah dalam pelaksanakan perencanaan.

b.      Dapat meramalkan arah perkembangan dan hasil yang akan dicapai.

c.       Dapat menentukan tindakan pencegahan apa yang diperlukan untuk menghadapi permasalahan-permasalahan.

d.      Memberikan masukan yang dapat digunakan untuk memperbaiki perencanaan yang akan datang.

e.      Mengetahui adanya penyimpangan terhadap perencanaan sedini mungkin.

Manajemen koperasi yang Efektif

Untuk memberi batasan tentang apakah manajemen koperasi, kita harus memperhatikan:

a.       Apa yang menjadi tujuan dari koperasi

b.      Asas-asas koperasi

c.       Asas manajemen usaha, karena koperasi adalah organisasi ekonomi

Sifat-sifat khusus koperasi yang tidak ditemukan pada perseroan terbatas adalah:

1.       Tidak semata-mata mencari keuntungan, tetapi mengutamakan pemberian pelayanan kepada anggota-anggotanya.

2.       Agar pengendalian koperasi tetap berada ditangan anggota sebagai perwujudan dari sifat demokrasi dari koperasi dan menghindari terjadinya konsentrasi kekuasaan berada di beberapa tangan.

3.3PELAKSANAAN

Adalah: proses penerapan rencana-rencana koperasi oleh masing-masing fungsi satu unsur dalam organisasi koperasi.

Aspek terpenting pada tahap pelaksanaan ini adalah aspek koordinasi dan monitoring.

Secara keseluruhan tanggung jawab fungsi pelaksanaan merupakan tanggung jawab pengurus koperasi. Akan tetapi pengurus tidak dapat melksanakan senua tugasnya tanpa bantuan orang lain, maka pengurus memiliki wewenang untuk mengangkat pengelola sebagai pelaksana sehari-hari manajemen koperasi.

Dalam kaitannya dengan aspek monitoring,  yang terpenting adalah diselenggarakannya sistem pencatatan yang tertib dan cermat dalm pelaksanaan seluruh kegiatan koperasi.

3.4 ASPEK – ASPEK MANAJEMEN KOPERASI

3.4.1 Manajemen Operasi

ð  Adalah salah satu aspek dari manajemen koperasi yang memusatkan perhatiannya terhadap pengelolaan variabel-variabel kunci yang menentukan tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan utama koperasi secara optimal.

·         Manajemen operasi pada koperasi yang bergerak dalam bidang manufaktur dibedakan menjadi

a.       Manajemen masukan : bahan baku yang digunakan dalam proses produksi tersebut

b.      Manajemen peralatan dan sumber daya manusia

c.       Manajemen keluaran

3.4.2 Manajemen keuangan

                Pusat perhatian manajemen keuangan adalah terhadap penegelolaan berbagai aspek keuangan suatu usaha.

Keseimbangan antara aktiiva dengan passiva sangat penting bagi koperasi, karena untuk menjamin dapat dijalankannya berbagai kegiatan koperasi dengan lancar serta dapat dipenuhinya semua kewajiban tanpa menimbulkan masalah keuangan.

Pembelanjaan yang direncanakan dengan baik akan menempatkan koperasi pada posisi yang sehat dilihat dari segi likuiditas, solvabilitas, dan rentabilitas.

-          Likuiditas: kemampuan untuk menyediakan dana dalam jumlah yang cukup untuk membiayai semua transaksi usaha koperasi

-          Solvabilitas: kemampuan dalam memenuhi semua kewajiban keuangan kepada pihak ketiga baik utang jangka pendek maupun utang panjang, seandainya sebhuah usaha dilikuidasi

-          Rentabilitas: kemampuan dalam menghasilkan keuntungan, baik dengan menggunakan dana eksternal, maupun dengan menggunakan dana internal.

a.       Manajemen modal kerja

Manajemen modal kerja adalah semua aktiva lancar, sedang aktiva lancar adalah seluruh aktiva yang diharapkan dapat kembali menjadi bentuk asalnya dalam waktu satu tahun  atau satu siklus kegiatan normal usaha

b.      Manajemen kas

Pusat perhatian manajemen kas adalah pada tercapainya keseimbangan antara kas yang dikeluarkan (cash outflow) dengan kas yang diterima (cash inflow).

Manajemen kas harus diarahkan agar mencapai keadaan berikut:

-          Tersedianya kas dalam jumlah yang cukup untuk membiayai transaksi-transaksi koperasi selama periode berjalan.

-          Menghindari terjadinya pengangguran kas koperasi dalam jumlah yang relatif besar

-          Menghindari terjadinya penyalahgunaan penggunaan kas koperasi.

c.       Manajemen piutang

Piutang adalah tagihan kepada pihak-pihak diluar koperasi yang timbul karena terjadinya penjualan atau penyerahan jasa-jasa koperasi.

d.      Manajemen persediaan

Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki oleh koperasi dengan maksud untuk dijual kembali atau diproses lebih lanjut menjadi produk baru yang mempunyai nilai ekonomis lebih tinggi.

e.      Manajemen investasi jangka pendek

Investasi jangka pendek adalah investasi berupa pembelian surat-surat berharga jangka pendek dengan tujuan untuk segera dijual kembali.

3.4.3 manajemen Pemasaran

Pemasaran adalah suatu proses yang dilakukan oleh suatu usaha untuk menimbulkan permintaan terhadap barang dan jasa yang dihasilkan.

·         Kegiatan pemasaran dibagi dalam beberapa tahap:

a.       Analisis pasar

b.      Identifikasi kebutuhan konsumen

c.       Menyusun rencana pemenuhan kebutuhan konsumen

d.      Menguji rencana pemasaran dengan menempatkan produk ke pasar

e.      Evaluasi hasil-hasil pengujian rencana pemasaran

Masalah utama pemasaran adalah mengupayakan terpenuhinya kepuasan konsumen melalui perencanaan yang cermat terhadap elemen –elemen kunci pemasaran.

Elemen-elemen kunci pemasaran adalah:

a.       Perencanaan produk

Produk adalah : barang dan jasa yang memiliki kegunaan (tempat, waktu, bentuk dan pemilikan) yang ditawarkan oleh suatu usaha kepada konsumennya.

-          Hal utama yang perlu diperhatikan sehubungan dengan kegiatan perencanaan produk ini adalah masalah kesesuaian kualitas suatu produk dapat diandalkan, maka ia harus lahir dari hasil riset dan perencanaan yang seksama.

-          Keputusan mengenai ukuran fisik produk, bentuk, pemberian nama pembungkusan, dan lain sebagainya memiliki pengaruh sangat besar terhadap citra kualitas produk tersebut.

b.      Distribusi produk

Distribusi produk berkaitan dengan masalah penentuan pasar dan pemilihan saluran distribusi yang paling efisien bagi suatu produk. Metode pendistribusian juga perlu diperhatikan agar rantai distribusi bisa lebih pendek sehingga produk bisa lebih cepat sampai ke tangan konsumen.

c.       Penetapan harga jual

Masalah utama penetapan harga adalah masalah penentuan tingkat harga jual yang paling optimal.

Tingkat harga yang optimal adalah tingkat harga yang memperhitungkan seluruh ongkos produksi, kondisi persaingan dan daya saing produk, serta sumbangannya terhadap sisa hasil usaha koperasi dalam jangka panjang.

Untuk mendapatkan tingkat harga yang optimal maka penetapan harga harus dilakukan secara terencana dengan memperhatikan berbagai faktor.

d.      Promosi

Adalah upaya menyampaikan informasi mengenai spesifikasi produk, terutama yang menyangkut keunggulan-keunggulan komparatif yang dimiliki suatu produk kepada calon konsumennya.

e.      Pelayanan purna jual

Diberikannya pelayanan kepada konsumen setelah suatu produk berpindah  menjadi hak miliknya.